Salut, pour avoir étudier la question et monter une première soirée legal , voilà mes conseils pour un
festival legal OpenAir en France :
AVANT LE FESTIVAL :1) Monter une association
Déclaration en préfecture, dans le journal officiel (autour de 50 euro si je me souviens bien) et assurance (avec prise en charge d’événementiel)
2) Monter une équipe
comme ça a été dit avec des personnes motivés et fiables, mais ça on peut que s'en rendre compte que sur le terrain. Se méfier des personnes qui parlent bien mais font pas grand chose.
3) Faire des petites soirées afin de roder son équipe de base et obtenir un fond de caisse.
ADMINISTRATION FESTIVAL (partie très importante qui prend beaucoup de temps et d'énergie) :(si prendre le plus tôt possible pour tout ces points et s'en occuper qu'avec des gens de confiances) :
4)
Chercher un terrain avec accord du propriétaire. Évidement penser à la logistique (parking, chemin de secours, proximité de bétail, proximité de voisin etc).
5)
Accord du maire et de la commune.Il faudra une autorisation de boisson et également un accord signé du Maire.
Afin d'avoir de bon rapport avec la commune, demander à présenter son projet auprès des conseillés municipaux, voire à des réunions d'associations.
6)
Déclaration en Préfecture (ou sous préfecture) - Si prendre bien à l'avance :
CONSEIL Maitriser un maximum cette partie, si un petit détail coince, ça peut tout faire planter.> Monter le dossier le plus complet possible et déclarer auprès des autorités (préfecture) une capacité supérieur aux nombres de participants attendu, afin de ne pas être emmerder. La législation change suivant un palier de festivalier attendu : Moins de 500, moins de 1000 etc
> être en contact avec la
brigade de pompier de la commune avec qui vous serez en contact pour la
commission de sécurité. Les contacter bien 3 mois à l'avance afin de bien préparer ce point car sans ça, vous n'aurez pas de déclaration préfectoral (c'est du vécu).
> être en
contact avec les gendarme qui gère le secteur le plus tôt possible. Si vous les tenez au courant, il y a plus de chance pour qu'il vous emmerde moins, si c'est une pas trop mauvaise brigade ils peuvent vous renseignez sur des points utiles (c'est du vécu, sisi !). Ceux sont les yeux et les oreilles du préfet, donc surtout ne pas négliger ce contact.
> Déclaration à la Drac. Afin d'être tranquille, vous pouvez faire une déclaration à la Drac pour faire plus de 6 soirées à l'année, ça simplifie plusieurs points.
PRéPARATION du FESTIVAL(ça les autres gens en ont parler donc je rentrerai moins dans les détails) :
Penser à faire un planning à respecter pour se retrouver un minimum dans le jus (car vous le serez forcément
).
Penser à faire un budget, vaut mieux mettre quelqu'un qui est pas mauvais en math (c'est le boulot du trésorier).
7) Communication
Affiche, Internet, Media etc (afficher la date sur trancegoa pas trop tard pour que les autres organisateurs soit au courant).
8) Sonorisation, Electricité et éclairage
(bien évidement faut être carré la dessus)
9) Artistes
penser à s'y prendre tôt aussi pour qu'ils puissent s'organiser autour. Pour les artistes internationaux, regardez si ils tournent en France à cette période pour limiter les frais. Leur réserver un espace où ils seront tranquil.
10) Décoration
le mieux c'est d'être entourer de personnes d'expérience, attention c'est en rapport direct avec la commission de sécurité : norme incendie, matériel ignifugé, accès de passage, structure solide etc
11) Dispositif Sécurité
-Avoir une équipe de sécurité professionnel.
-Avoir de la rubalise, des barrières (demander un prêt à la commune), des extincteurs, des piquets, de la signalisation (se renseigner sur les droits de signalisation, on ne peut pas en poser n'importe où)
-Sécurité Médical : Croix Rouge, UMPS, Croix Blanche etc (si prendre également à l'avance et avoir un accord signé sinon vous pouvez vous faire planter). Possibilité d'avoir des infirmières en renfort.
-Prévention
12) Bénévole
Bien faire comprendre aux bénévoles que vous comptez sur eux, vous pouvez vite vous retrouver avec des gens qui font la fête quand vous en avez besoin. Certains des gros festival utilisent un system de caution pour s'assurer de l'investissement des bénévoles après, c'est à vous de voire.
Penser à prendre soin d'eux : Cattering, Camping Bénévole qu'ils puissent se reposer etc.
13) Stand
Possibilité de faire payer les emplacements histoire d'avoir une rentrée d'argent.
Vérifier les normes d'hygiène pour les stand de bouffe.
14) Bar
Avoir l'autorisation de boisson.
Penser aux tonels et bar.
Se prendre à l'avance pour la réservation auprès du Brasseur.
15) Hygiène et sanitaire
Avoir des toilettes sur le site, se renseigner auprès de la commission de sécurité : pour tant de festivalier vous devez avoir tant de WC
Eau potable pour l'hydratation à disponibilité des festivaliers.
Eau (pas forcément potable mais dans ce cas faut obligatoirement l'indiquer) pour l'hygiène des festivaliers (et éventuellement les toutou).
APRéS LE FESTIVALOn pense pas forcément à cette partie quand on monte un festival, mais c'est très important pour ne pas se retrouver avec une surcharge de travail après l’événement qui a déjà couté beaucoup d'énergie.
Avoir une équipe pour nettoyer le site.
Avoir une équipe pour ramasser et nettoyer le matériel. (ne pas oublier de bien nettoyer le matos de location).
Recontacter les interlocuteurs de la commune afin de savoir si il n'y a pas de dommage à réparer et garder un bon contact afin de pérenniser les événements dans le secteur (même si on tien pas à revenir, faut aussi penser aux autres et donner une bonne image des fêtards
).
CONCLUSIONVoilà tout ce que je peux conseiller pour l'instant. Rien qu'un petit événement entre 500 et 1000 personnes en legal OpenAir pour une soirée, c'est un sacré boulot !
BigUp à ceux qui veulent se lancer dans l'aventure.
Nous on commence tout juste (on a passer notre première année sur une soirée de ce type) et voilà tout les points auquel on a été confronter. Des gens avec plus d'expériences pourront surement donner différent conseil (d'ailleurs ça m'intéresse ^^)
Je poserai quelques liens utile pour l'administration quand j'ai 2 min.
Au passage un p'tit coup de com pour notre asso
http://www.projectmoon.fr/Peace, Yako
le titre 
argumente un peu,je vois pas trop ou tu veux en venir... 
! 
j'adore , rien que l'idée du pourcentage de ceux qui vont capter le contenu du post précédent ..... 